Mit zunehmender Digitalisierung kommt es auch öfter vor, das Daten aus einem alten Softwaresystem in ein neues System übernommen werden müssen. Das kann unterschiedliche Gründe haben:

  • das alte System wird eingestellt
  • das neue Softwaresystem bietet einen finanziellen Vorteil
  • das alte System erfüllt nicht mehr die gestiegenen Anforderungen
  • das alte System kommt mit der Menge der anfallenden Daten nicht so gut zurecht

In diesem Fall müssen die Daten aus dem alten System in ein neues System transferiert werden. Man spricht dann auch vom Migrieren der Daten bzw. einer Daten-Migration.

Ich hatte in den letzten Jahren die Möglichkeit für meine Kunden ein paar Datenmigrationen durchzuführen und konnte so Erfahrung beim Migrieren von Datenbanken in einer Größe von 10.000 bis circa 250.000 Einträgen sammeln. Drei Erfahrungswerte möchte ich an dieser Stelle weitergeben:

Nichts geht über gute Kommunikation

Das gilt eigentlich in jedem Projekt, ist aber gerade dort wichtig, wo Daten vom System eines Unternehmens in das System eines anderen Unternehmens fließen soll. Insbesondere der Eigentümer des alten Systems hat natürlich kein Interesse daran, dass Daten aus seinem System abgezogen werden, ist es doch das Zeichen dafür, dass der Kunde einen bestehenden Vertrag kündigt.

Empfehlenswert ist unter solchen Umständen dem Betreiber des alten Systems anzufragen, ob die benötigten Aufwände die bei Ihnen durch die Migration entsteht zu vergüten. Dann kann man auch in Frieden auseinandergehen.

Ein bisschen Schwund ist immer

In 99 Prozent der Fällen wird man die Daten nicht nur in eine neuere Version der selben Datenbank transferieren. Bei einer Daten-Migration ändert sich die interne Struktur der Daten.

Ein Beispiel: Im Altsystem wären für Notizen zu einem Kunden 1000 Zeichen mit der Möglichkeit der html-Formatierung möglich, dass neuen System sieht nur 500 Zeichen als „plain-Text“ vor, oder hat die selben Daten über drei Felder verteilt.

Nicht immer ist es möglich alle Daten genauso abzubilden wie es im alten System der Fall war. Gemeinsam mit dem Kunden müssen Lösungen gefunden werden. Die wichtigsten Fragen dabei sind:

  • Welche Daten sind besonders wichtig und welche werden vielleicht gar nicht mehr benötigt?
  • Wo lassen sich Daten automatisiert umwandeln?
  • Wo können oder müssen Daten aus Drittquellen angereichert werden?

Eine solide Ablaufplanung mit Tests lässt einen sicherer Schlafen

Eine Daten-Migration braucht Zeit. Bei meiner bisher größten Datenmigration ging es um etwa 100.000 Kundeneinträge inklusive abhängiger Daten. Das Zeitfenster an denen Mitarbeiter nicht mit dem alten bzw. neuen System arbeiten können soll natürlich möglichst kurz sein. Deshalb ist es wichtig die Daten vorher eingehend zu sichten, zu kategorisieren sowie Scripts zur automatischen Umwandlung zu schreiben. Durch die Automatisierung konnte man die Daten-Umwandlung für das neue System immer wieder und wieder testen. Ist schließlich alles an seinem Platz ist die eigentliche Migration dann hoffentlich ein Kinderspiel.